บทที่ 2 องค์กร การจัดการ การตัดสินใจ

องค์กร

    

“องค์กร” ORGANIZATION
เป็นศัพท์บัญญัติที่ตรงกับภาษาอังกฤษว่า “Organ” หมายถึง ส่วนประกอบย่อยของหน่วยใหญ่ ทำหน้าที่สัมพันธ์กันหรือขึ้นต่อกันและกัน (ตามพจนานุกรม ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. ๒๕๒๕)

“องค์การ” ตรงกับภาษาอังกฤษว่า “Organization” หมายถึง ศูนย์กลางของกิจการที่รวมประกอบกันขึ้นเป็นหน่วย หรือจะพูดง่ายๆ ก็คือ หลายๆ “องค์กร” รวมกันเข้ามา จะกลายเป็น “องค์การ” ทันทีเพราะฉะนั้น การที่หลายคนมารวมตัวกันเป็นกลุ่มแล้วทำภารกิจอะไรสักอย่างร่วมกัน ยังไม่ถือว่าเป็นองค์กร เพราะ “องค์กร” จะต้องเป็นส่วนย่อยของ “องค์การ” และมีหน้าที่เฉพาะของตน

“องค์การ” มีหน้าที่เอา “องค์กร” ต่างๆ ที่มีหน้าที่แตกต่างกันนั้นมารวมเข้าด้วยกัน และสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรต่างๆ ให้สามารถดำเนินงานตามหน้าที่ร่วมกันได้อย่างเป็นระเบียบ คล้ายๆ กับเครื่องจักรนาฬิกาแต่ละชิ้นที่มีหน้าที่ต่างๆ เหมือนกับ “องค์กร” และเมื่อนำเอาเครื่องจักรแต่ละชิ้นมาประกอบกัน มันก็จะทำให้นาฬิกานั้นเดินไปได้อย่างมีระเบียบเป็น “องค์การ” และหน่วยงานที่จะถือว่าเป็น “องค์การ” ได้ จะต้องมีการจัดระเบียบงานถูกต้องตามกระบวนการดังกล่าวมาแล้วเท่านั้น ซึ่งทุกวันนี้มีการนำคำว่า “องค์กร” ไปใช้ในความหมายของ “องค์การ” อย่างแพร่หลาย ตัวอย่างเช่น บริษัท โรงงาน สำนักงาน ส่วนราชการ มูลนิธิ วัด ฯลฯ แต่ความจริงตามแนวความคิดทางวิชาการ โดยเฉพาะทางสังคมวิทยา องค์การจะมีความหมายที่กว้างกว่านั้น แต่ในด้านสังคมวิทยาถือว่า องค์การมีอยู่ 2 ระดับคือ

1.ระดับต้นหรือองค์การปฐมภูมิ (primary organization)
2.ระดับสองหรือองค์การทุติยภูมิ (secondary organization)

องค์การระดับต้นเกิดขึ้นในสังคมโดยอัตโนมัติ เช่นครอบครัว ประชาคม กล่มมิตรสหาย เครือญาติ ฯลฯ ซึ่งมีแบบแผนความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกแบบส่วนตัว หรือไม่เป็นทางการ (informal หรือ personal) ใครที่ไม่คุ้นกับแนวความคิดสังคมวิทยา ก็จะไม่เรียกสถาบันเหล่านี้ว่าเป็น “องค์การ” เพราะเข้าใจหรือรู้จักองค์การในความหมายขององค์การระดับสองเท่านั้น หากมองจากมุมของประวัติศาสตร์ สถาบันสังคมโบราณอาจจะมีแต่สังคมชั้นต้นเป็นส่วนใหญ่ ตามข้อเท็จจริงแล้ว หากไม่นับวิวัฒนาการขององค์การในกองทัพ องค์การระดับสองโดยเฉพาะองค์การธุรกิจ หรืออุตสาหกรรมที่แยกตัวออกไปจากธุรกิจครอบครัวเกิดขึ้นอย่างเป็นล่ำเป็นสัน หลังจากสังคมนั้นๆ มีการปฏิวัติหรือพัฒนาอุตสาหกรรม ซึ่งเริ่มขึ้นในสังคมสมัยใหม่ หรือในศตวรรษที่ 18 นี้เอง และต้องตามให้ทันด้วยว่า องค์การสมัยใหม่มีองค์ประกอบมากกว่ากลุ่มคนที่มีเป้าหมายการทำงานร่วมกัน เพราะยังมีองค์ประกอบอื่น เช่น เครื่องไม้เครื่องมือ เครื่องจักร เทคโนโลยี ฯลฯ จะเห็นได้ว่า หากเราจะพูดหรือเขียนภาษาไทยถึงคำว่า “organization” เราต้องพูดและเขียน “องค์การ” ไม่ใช่ “องค์กร” ถ้าอุปมาอุปมัยเป็นตัวบุคคล องค์การเปรียบเสมือนผู้บรรลุนิติภาวะแล้ว ส่วนองค์กรยังเป็นเสมือนผู้เยาว์ หรือผู้ที่ต้องอยู่ในอุปการะ (dependent) หรือถ้าพูดถึงสถานภาพตามกฎหมาย องค์การน่าจะมีฐานะเป็นนิติบุคคล ส่วนองค์กรซึ่งเป็นส่วนหนึ่งขององค์การนั้น ยังต้องขึ้นอยู่กับองค์การในรูปใดรูปหนึ่ง

คุณลักษณะขององค์กร

• การปฏิบัติและกระบวนการทางธุรกิจ 

การปฏิบัติ - บางครั้งเรียกว่าการดำเนินงานมาตรฐาน

กระบวนการ - มีกฎแม่นยำ ขั้นตอนและวิธีปฏิบัติที่ได้ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อรับมือกับความจริงทั้งหมดคาดสถานการณ์ เป็นคนเรียนรู้กระบวนกาารเหล่านี้ พวกเขากลายเป็นผู้ที่มีประสิทธิผลและประสิทธิภาพ และ บริษัทสามารถลดต้นทุนของช่วงเวลาที่ประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น 

วัฒนธรรมองค์กร

• วัฒนธรรมองค์กร - เป็นแรงรวมที่มีประสิทธิภาพที่ยับยั้งความขัดแย้งทางการเมืองและส่งเสริมทั่วไปเข้าใจข้อตกลงเกี่ยวกับขั้นตอนและร่วมกันปฏิบัติที่ ถ้าเราทุกคนร่วมกันสมมติฐานทางวัฒนธรรมพื้นฐานข้อตกลงเกี่ยวกับเรื่องอื่น ๆ ที่มีโอกาสมากขึ้น

ในเวลาเดียวกัน - วัฒนธรรมองค์กรคือ การยับยั้งชั่งใจมีประสิทธิภาพ การเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีโดยเฉพาะอย่างยิ่ง มากที่สุด องค์กรจะทำสิ่งต่าง ๆ เพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลง ในสมมติฐานพื้นฐาน การเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีใด ๆ ที่คุกคาม

ยึดถือสมมติฐานทางวัฒนธรรมตามปกติ จัดการความต้านทาน แต่มีบางครั้ง มีเพียงวิธีเดียวที่เหมาะสมสำหรับบริษัทที่จะก้าวไปข้างหน้าคือการจ้างใหม่ นอกจากนี้เทคโนโลยีที่คัดค้านมาตรการที่มีอยู่ขององค์กรวัฒนธรรม เมื่อปัญหานี้เกิดขึ้น เทคโนโลยีมักจะเครื่องในขณะที่

วัฒนธรรมปรับช้าลง

• สภาพแวดล้อมองค์กร 

สภาพแวดล้อมรูปแบบสิ่งที่องค์กรสามารถทำได้ แต่องค์กรสามารถมีอิทธิพลต่อสภาพแวดล้อมของพวกเขาและตัดสินใจที่จะเปลี่ยนสภาพแวดล้อมโดยสิ้นเชิง เทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทสำคัญในการช่วยให้องค์กรรับรู้การเปลี่ยนแปลงด้านสิ่งแวดล้อมและในการช่วยให้องค์กรที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับสภาพแวดล้อมของพวกเขา

• คุณสมบัติอื่นๆขององค์กร 

องค์กรมีเป้าหมายและใช้วิธีการที่แตกต่างกันเพื่อให้บรรลุองค์กร องค์กรยังทำหน้าที่กลุ่มที่แตกต่างกันหรือมี การเลือกตั้งแตกต่างกันบางส่วนใหญ่ของพวกเขาได้รับประโยชน์ สมาชิกคนอื่น ๆได้รับประโยชน์ลูกค้าผู้ถือหุ้นหรือประชาชน ลักษณะของความเป็นผู้นำที่แตกต่างอย่างมากจาก

องค์กรไปยังอีกบางองค์กรอาจจะมากขึ้นในระบอบประชาธิปไตยหรือเผด็จการกว่าคนอื่น ๆ อีกวิธีหนึ่งในองค์กรที่แตกต่างกันโดยงานที่พวกเขาดำเนินการและเทคโนโลยีที่องค์กรใช้

ระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์

    ระบบสารสนเทศกับการเปลี่ยนแปลงในองค์การ เทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเครื่องมือสำหรับการรื้อปรับระบบและการเปลี่ยนแปลงองค์การใน 4 ระดับ คือ การปรับเปลี่ยนระบบงานเดิมให้เป็นระบบงานอัตโนมัติ การเปลี่ยนแปลงระดับกระบวนการปฏิบัติงาน การออกแบบระบบงานใหม่ และการเปลี่ยนแนวความคิด

ระบบสารสนเทศกับการเปลี่ยนแปลงองค์การ

          เทคโนโลยีสารสนเทศนอกจากจะถูกนำมาช่วยในการดำเนินงานขององค์การให้บรรลุตามวัตถุประสงค์แล้ว  ยังเป็นเครื่องมือสำหรับการรื้อปรับระบบและการเปลี่ยนแปลงองค์การใน  4  ระดับ  คือ

1.  การปรับเปลี่ยนระบบงานเดิมให้เป็นระบบงานอัตโนมัติ (Automation)

2.  การเปลี่ยนแปลงระดับกระบวนการปฏิบัติงาน (Rationalization of Procedures) 

3.  การออแบบระบบงานใหม่ (Business Process Re-engineering : BPR)

4.  การเปลี่ยนกระบวนทัศน์ (Paradigm Shifts)

ระดับของกลยุทธ์

          กลยุทธ์ (Strategy)  คือ   แผนรวมขององค์การที่นำเอาข้อได้เปรียบและจุดเด่นในด้านต่างๆมาใช้ประโยชน์  และปรับลดจุดด้อยเพื่อแสวงหาโอกาสและหลีกเลี่ยงอุปสรรค  ซึ่งจะทำให้องค์กรสามรถอยู่รอดและเจริญเติบโตได้ในระยะยาว  รวมทั้งสามารถเอาชนะคู่แข่งได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยทั่วไปมีกลยุทธ์ 3 ระดับ  ดังนี้

1. กลยุทธ์ระดับบริษัทหรือองค์การ (Corporate Strategy)   กำหนดโดยผู้บริหารระดับสูง ให้ความสำคัญกับการดำเนินงานในระยะยาว  มุ่งพิจารณาถึงธุรกิจที่องค์การควรดำเนินการ

2. กลยุทธ์ระดับธุรกิจ (Business Strategy) กำหนดโดยผู้บริหารหน่วยธุรกิจ ให้ความ สำคัญกับการแข่งขันของหน่วยธุรกิจ

3. กลยุทธ์ระดับหน้าที่ (Functional Strategy) กำหนดโดยหัวหน้าหน่วยงานตามหน้าที่ทางธุรกิจ เช่น  การเงิน การตลาด การดำเนินการ และทรัพยากรบุคคล   เพื่อสนับสนุนและสอดคล้อง กับกลยุทธ์ระดับที่สูงกว่า

การใช้ระบบสารสนเทศเพื่อให้ได้เปรียบทางการแข่งขัน

    บริษัท ที่มีข้อได้เปรียบในการแข่งขันเหนือคู่แข่งรายอื่นมักมีการเข้าถึงแหล่งข้อมูลพิเศษที่คนอื่นไม่สามารถใช้งานได้หรือสามารถใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพส่งผลให้มีรายได้ที่เพิ่มขึ้นความสามารถในการทำกำไรหรือการเติบโตของประสิทธิภาพการผลิตซึ่งทั้งหมดนี้เป็นผลสำเร็จในระยะยาว เป็นมูลค่าตลาดที่สูงกว่าคู่แข่งของพวกเขา

แบบจำลองการแข่งขัน ของไมเคิลพอร์เตอร์อธิบายถึงพลังการแข่งขัน 5 รูปที่กำหนดชะตากรรมของ บริษัท

คู่แข่งแบบเดิม: บริษัท ที่มีอยู่เดิมที่มีส่วนแบ่งตลาดของ บริษัท

ผู้เข้าตลาดใหม่: บริษัท ใหม่ ๆ มีข้อดีบางอย่างเช่นไม่ได้ถูกล็อคไว้ในอุปกรณ์เก่าและแรงจูงใจสูงรวมถึงข้อเสียเช่นความเชี่ยวชาญน้อยลงและการรับรู้แบรนด์น้อย อุตสาหกรรมบางแห่งมีอุปสรรคที่ต่ำกว่าในการเข้าร่วม ได้แก่ ค่าใช้จ่ายน้อยกว่าสำหรับ บริษัท ใหม่ในการป้อนข้อมูล

ผลิตภัณฑ์และบริการทดแทน: นี่เป็นสินค้าทดแทนที่ลูกค้าของคุณอาจใช้หากราคาของคุณสูงเกินไป ตัวอย่างเช่นบริการโทรศัพท์ทางอินเทอร์เน็ตสามารถใช้แทนบริการโทรศัพท์แบบเดิมได้ ผลิตภัณฑ์และบริการที่ทดแทนในอุตสาหกรรมของคุณยิ่งน้อยเท่าใดคุณก็สามารถควบคุมการกำหนดราคาและเพิ่มอัตรากำไรของคุณได้ 

ลูกค้า: พลังของลูกค้าเติบโตขึ้นหากพวกเขาสามารถเปลี่ยนไปใช้ผลิตภัณฑ์และบริการของคู่แข่งได้อย่างง่ายดายหรือถ้าพวกเขาสามารถบังคับให้ธุรกิจและคู่แข่งแข่งขันในราคาเดียวในตลาดที่โปร่งใสซึ่งมี ความแตกต่างของผลิตภัณฑ์ เล็กน้อยและราคาทั้งหมดเป็นที่รู้จักกันในทันที (เช่นบนอินเทอร์เน็ต) 

ซัพพลายเออร์: ซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกันมากขึ้น บริษัท มีการควบคุมมากขึ้นก็สามารถออกกำลังกายมากกว่าซัพพลายเออร์ในแง่ของราคาคุณภาพและตารางการจัดส่งสินค้า 

การจัดการ

    การจัดการ หรือ Management หมายถึง กระบวนการทำงานหรือกิจกรรมที่กลุ่มบุคคลในองค์กร ร่วมกันทำงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามแนวทางที่กำหนดไว้ 5 ขั้นตอนประกอบด้วย การวางแผน การจัดองค์การ การบังคับบัญชาสั่งการ การประสานงาน และการควบคุม

หน้าที่ในการจัดการ

1. การวางแผน การวางแผนหรือ Planning หมายถึงการพิจารณากำหนดแนวทางการทำงานให้ บรรลุเป้าหมาย โดยเกิดจากการใช้ดุลพินิจคาดการณ์ล่วงหน้าเพื่อเป็นแนวทางการการทำงานในอนาคต 
2. การจัดองค์การ การจัดองค์การหรือ Organizing หมายถึง การจัดระเบียบหรือโครงสร้างของการ ทำงานภายในองค์กรให้เป็นระบบระเบียบและอยู่ในส่วนประกอบที่เหมาะสม เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์และช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จได้เร็วขึ้น 
3. การบังคับบัญชาสั่งการ หรือ Commanding หมายถึง ภาระหน้าที่ของผู้บริหารในการใช้ความสามารถชักจูงหรือหว่านล้อมผู้ใต้บังคับบัญชาให้ปฏิบัติงานตามคำสั่ง จนสามารถทำให้องค์กรบรรลุผลสำเร็จได้ 
4. การประสานงาน หรือ Coordinating หมายถึง การจัดให้ทรัพยากรบุคคลภายในองค์กรทำงานประสานสัมพันธ์สอดคล้องเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน เพื่อให้การดำเนินงานราบรื่นและบรรลุวัตถุประสงค์อย่างมีประสิทธิภาพ 
5. การควบคุม หรือ Controlling หมายถึง กระบวนการทำงานเริ่มตั้งแต่การกำหนดมาตรฐาน การแก้ไขการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชาตลอดจนการดำเนินงานตามแผน และการประเมินแผนเพื่อให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้

ระดับของผู้บริหาร

ระด้บของผู้บริหาร

1. ผู้บริหารระดับสูง (Top Manager) คือ ผู้บริหารที่อยู่ในระดับสูงสุดของสายบังคับบัญชา ทำหน้าที่นำองค์การไปสู่ความสำเร็จ เป็นผู้ที่ต้องรับผิดชอบองค์การทั้งหมดและเป็นผู้กำหนดวัตถุประสงค์และนโยบายสำคัญๆ ให้กับองค์การ ขอบเขตการบริหารจัดการจึงเกี่ยวข้องกับปัจจัยต่างๆ ในสภาพแวดล้อมภายนอกและปัจจัยต่างๆ ภายในองค์การ

  

2. ผู้บริหารระดับกลาง (Middle Manager) คือ ผู้บริหารที่อยู่ระดับรองลงมาจากผู้บริหารระดับสูง เป็นผู้รับเอาเป้าหมาย นโยบายและแผนงานจากผู้บริหารระดับสูงให้นำไปปฏิบัติ ทำหน้าที่ประสานงานโดยพยายามรวบรวมผลสำเร็จของการทำงานภายในหน่วยงานที่ตนรับผิด ชอบอยู่ ส่งมอบให้กับผู้บริหารระดับที่อยู่สูงถัดขึ้นไป ขณะเดียวกันก็จะคอยร่วมมือช่วยเหลือในการเผชิญและแก้ไขปัญหาที่มากระทบจากภายนอกด้วย ผู้บริหารระดับกลางยังมีหน้าที่รับผิดชอบต่อการทำงานของผู้บริหารที่อยู่ระดับล่างลงมา

3. ผู้บริหารระดับต้น (First-line Manager or First-line Supervisor) คือ ผู้บริหารระดับล่างสุด รับผิดชอบการปฏิบัติงานของพนักงานปฏิบัติการ เป็นผู้ใกล้ชิดและสั่งการโดยตรงกับ พนักงานปฏิบัติการและมีโอกาสรู้ความเป็นไปของปัญหาที่เกิดขึ้นในจุดปฏิบัติงาน ในบางองค์กรอาจจะมีกำหนดตำแหน่งงานของผู้บริหารระดับต้น เป็น Line Manager หัวหน้างาน Supervisor หัวหน้างาน Foreman ผู้นำกลุ่ม (Crew Leader) เป็นต้น

การตัดสินใจ Decision Making

การตัดสินใจ หมายถึง กระบวนการเลือกทางเลือกใดทางเลือกหนึ่ง จากหลาย ๆ ทางเลือกที่ได้พิจารณา หรือประเมินอย่างดีแล้วว่า เป็นทางให้บรรลุวัตถุประสงค์ และเป้าหมายขององค์การ การตัดสินใจเป็นสิ่งสำคัญ และเกี่ยวข้องกับ หน้าที่การบริหาร หรือการจัดการเกือบทุกขั้นตอน ไม่ว่าจะเป็นการวางแผน การจัดองค์การ การจัดคนเข้าทำงาน การประสานงาน และการควบคุม

นักวิชาการได้ให้ความหมายของการตัดสินใจดังนี้

Barnard  การตัดสินใจ คือ   เทคนิคในการที่จะพิจารณาทางเลือกต่างๆ ให้เหลือทางเลือกเดียว

Simon  การตัดสินใจ คือ กระบวนการหาโอกาสที่จะตัดสินใจ หาทางเลือกที่พอจะเป็นไปได้ และทางเลือกจากงานต่างๆที่มีอยู่

Moody การตัดสินใจ เป็นการกระทำที่ต้องทำเมื่อไม่มีเวลาที่จะหาข้อเท็จจริงอีกต่อไป ซึ่งการหาข้อเท็จจริงเกี่ยวกับการใช้เวลาและค่าใช้จ่าย

Gibson and Ivancevich  การตัดสินใจหมายถึง กระบวนการสำคัญขององค์กรณ์ ที่ผู้บริหารจะต้องกระทำอยู่บนพื้นฐานของข้อมูลข่าวสาร (Information) ซึ่งได้รับมาจากโครงสร้างองค์การ พฤติกรรมบุคคล และในกลุ่มองค์การ

uJones  การตัดสินใจขององค์การ หมายถึง กระบวนการที่จะแก้ปัญหาขององค์กร โดยการค้นหาทางเลือก หรือแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดที่จะบรรลุเป้าประสงค์ที่วางไว้

บุษกร  คำคง    การตัดสินใจ  หมายถึง การใช้ข้อมูลพื้นฐานจากเรื่องที่กำลังพิจารณา โดยการใช้ความรู้พื้นฐานและข้อสรุปที่เป็นที่ยอมรับ นำมาผสมผสานกับการสรุปอ้างอิง เพื่อนำไปสู่เป้าหมาย แสดงทิศทางนำไปสู่การตัดสินใจ

บทบาทของการจัดการและการสนับสนุนสารสนเทศ

Managerial Roles and Supporting Information Systems